"Llegas a la oficina, enciendes el ordenador, echas un
vistazo por encima, contestas los dos primeros emails que aparecen y te vas a
buscar un café a la máquina. Charlita mañanera con los compañeros allí
reunidos.
Vuelta a la mesa. Vamos a chequear el email, pero antes abres internet y miras las noticias. De paso miras el correo personal y ya que estás también Facebook. Se abre un pop up sobre libros electrónicos. Ayer estuviste buscando precios. Enseguida empiezas a trabajar.
Suena el teléfono. Un compañero de marketing te comenta que mañana irá la
televisión a una de las tiendas a grabar un reportaje y que por favor tienes que
estar allí a las 12h. Mañana tenías planificado comenzar a trabajar el programa de formación de tu equipo.
Bueno está bien, allí estarás.
Sigues con el email número tres. De repente te acuerdas que al final de la semana es la presentación de resultados del mes. No has hecho nada de
la presentación. Miras por encima qué tienes que contar. En ese momento entra
un compañero a tu despacho. ¿Viste el partido de ayer? Antes de que puedas
hacer nada se ha sentado.
Son las 11h, por fin
llevas 30 minutos trabajando seguidos. Salta un Whatssap. Es la foto de tu mejor
amigo tirándose en paracaídas el fin de semana pasado. Te ríes y le contestas.
Suena el teléfono. Tu jefe. Te están esperando para la
reunión. ¿Qué reunión? Vaya, ibas a mirar la agenda justo cuando tu compañero
vino a hablar contigo de fútbol y después se te pasó.
Mientras te diriges a la sala de juntas vas pensando en ese
proyecto de formación que consideras tan importante para tu equipo y que lleva
anotado desde hace tres meses en tu
lista de tareas pendientes…"
¿A alguien le suena esto?...
Paradójicamente en el siglo XXI la gente ha mejorado su
calidad de vida hasta niveles jamás conocidos, pero a su vez el estrés se ha
incrementado por tener más carga de trabajo de la que podemos digerir.
Una de las primeras cosas que hay que hacer para mejorar la
productividad es aceptar el hecho de que la cantidad trabajo siempre va a ser
mayor al tiempo disponible para realizarlo.
Resulta llamativo que, en una entrevista de trabajo, la
gestión del tiempo no es algo sobre lo que el entrevistador ahonde excesivamente, más
allá de saber si te consideras una persona organizada. Se presupone que te
organizas bien y que ofreces una elevada productividad.
La realidad es que, como otras muchas habilidades necesarias
en el mundo empresarial, la gestión del tiempo es algo que no te enseñan en
ningún sitio. Sin embargo una buena gestión del flujo de trabajo es fundamental
para la consecución de tus metas.
El director financiero de una empresa sabe perfectamente la
rentabilidad por metro cuadrado de cada tienda en su empresa, pero difícilmente
tendrá cuantificado el coste de una mala gestión del tiempo por parte de los
mandos que la dirigen.
En España existe el tópico de hablar de la escasez de tiempo
en cuanto nos dan la ocasión:
“voy
muy mal de tiempo…”
“no me
da tempo a terminar…”
“¿Cómo
vas?”… “¡uf!... ¡hasta arriba de trabajo!”
O su versión
somatizada… “¡estoy muy estresado!
¿Qué evidencias vemos en alguien improductivo?
Las evidencias observables en una persona a la que el
trabajo tiene desbordado pueden ser estas:
·
Suele dejar tareas importantes sin hacer.
·
Obtiene pobres resultados pobres a pesar de
realizar un trabajo intenso.
·
Está metido en mil batallas y ninguna de
carácter resolutivo.
·
Sus colaboradores están desorientados.
·
Existe una indefinición de procesos, de
objetivos, de funciones y como consecuencia de responsabilidades.
·
Su planificación errática.
·
Como no tiene los objetivos claros, mantiene una
indecisión constante.
·
No tiene tiempo para formar a su equipo, por lo
tanto sus colaboradores no están suficientemente capacitados.
·
Siempre disponible para todo el mundo. Le cuesta
decir NO.
·
Se instala en el perfeccionismo para comenzar
cualquier proyecto. Conclusión: sus proyectos se eternizan y van a destiempo.
Si hubiera que esperar a que todo estuviera perfecto para comenzar un proyecto
¿cuántos empezaríamos?
El tiempo como tal no se puede gestionar. Por lo tanto
hablaremos de gestionar hábitos y modificar conductas y el éxito estará en la calidad de ambos.
La definición sobre gestión del tiempo que más se acercaría
bajo mi punto de vista es:
“El análisis de su uso de forma regular para la mejora de
nuestro rendimiento”
¿Por qué es importante la gestión del tiempo?
Veamos una serie de motivos:
- Es el recurso más valioso porque todo lo que hacemos en nuestra vida lo pagamos con tiempo.
- Sirve para gestionar el estrés.
- Tendremos control sobre las tareas que realizamos diariamente.
- Porque la tarea principal del directivo es tomar decisiones de calidad constantemente y eso no es posible con una gestión del tiempo inadecuada.
- Calcula el valor en € de un minuto de tu tiempo. Piensa en los minutos que regalas.
- Porque una deficiente productividad te conduce a intentar controlarlo todo y abarcar más cosas obteniendo justo el resultado contrario al que buscas: trabajar más y conseguir menos.
“Nunca te van a medir por la cantidad de cosas que
haces y sí por cantidad de cosas que consigues”
¿Cómo podemos mejorar nuestra productividad y gestión del tiempo?
Premisas que hay que asegurar para poder tener una buena
productividad:
1.
OBJETIVOS CLAROS Y PRESENTES PARA CADA ESPACIO
TEMPORAL: Diario, semanal, mensual y Anual.
Somos improductivos porque no
sabemos lo que queremos.
Para identificar las tareas
importantes, pregúntate para quién estás haciendo eso y a quién beneficia. ¿Te
acerca a tus objetivos?
Decidir lo que vas a dejar de
hacer es sencillo si tienes claros tus objetivos.
2.
ENTENDER LA MISIÓN, RESPONSABILIDADES Y OBJETIVOS
POR LOS QUE TE PAGAN:
a.
Misión: hacer mejores profesionales dentro de tu
equipo como condición indispensable para lograr tus objetivos
b.
Objetivo: conseguir los resultados por los que
te han contratado
c.
Funciones:
i.
Orientar
ii.
Controlar
iii.
Reportar
3.
EDUCA A TU ENTORNO
a.
Aclara cómo podrán acceder a ti y cómo les darás
respuesta a sus solicitudes:
i.
Explica que usas el buzón de voz de tu teléfono
y asegúrales (y cumple) que siempre les devolverás la llamada.
ii.
Informa a tu equipo directo de los momentos en
los que no te pueden interrumpir. Llega a acuerdos con ellos. Haz la prueba.
b.
Negocia plazos. No tienes por qué aceptar el
primer plazo que te dan, prueba al menos siempre que lo necesites.
Hábitos radicales para mejorar tu productividad y gestión del tiempo
Aclaremos que: productividad no es hacer más cosas ni
trabajar más sino hacer más cosas de valor. De las que te permiten conseguir más
objetivos.
El cambio pasa por dejar de pensar en hacer para llegar a
pensar en conseguir.
Hábitos radicales para incrementar tu productividad:
1.
Revisa cada mañana tus objetivos a largo plazo y
corto plazo. Cada día.
2.
Revisa cada día la lista de tareas a realizar.
Cada día.
3.
Planifica el día siguiente: emplea la última
media hora del día para realizar los puntos 1 y 2. Decide qué dos o tres tareas
de valor vas a hacer al día siguiente. Cada día.
4.
Preparar el día: la primera tarea cada día, será
aprovisionarse de lo necesario para cumplir los objetivos planteados la tarde
anterior:
a.
Informes
b.
Datos
c.
Investigación en internet
d.
Etc.
5.
Planificación para espacio temporal (diario, semanal, mensual y anual):
a.
En general abrir cada espacio temporal
planificando lo que vamos a hacer y cerrarlo extrayendo conclusiones de lo
conseguido. Ejemplo:
i.
Semanal:
1.
Lunes por la mañana: ¿objetivos?
2.
Viernes por la tarde: ¿Objetivos cumplidos?
6.
Aíslate cada vez que trabajes en tareas
relacionadas con tus objetivos:
a.
Indica claramente que no te pueden molestar o piérdete
si es necesario.
b.
Apaga el teléfono y ponlo con la pantalla hacia
abajo: Que trabaje el buzón de voz.
c.
Aíslate de interrupciones, estás trabajando para
las tareas más importantes por lo tanto tiene sentido hacerlo. Recuerda: te
valoran por lo que consigues.
7.
Minimiza las interrupciones. Esto es MUY
IMPORTANTE si realmente quieres mejorar tu productividad:
a.
Elimina los pop up de tu correo electrónico.
Planifica cuando lo vas a leer y en general agrupa tareas (llamadas, revisión
del email…)
b.
Elimina
los pop-up: email, Whatssap … (¿qué pereza no?), Facebook, noticias,
etc.
c.
No realices multitarea. Una pero
excepcionalmente hecha.
d.
Trabaja en tu PC con el menor número de ventanas
abiertas posible, tenemos más de las que necesitamos.
8.
Delega:
a.
Pregúntate siempre si esa tarea la puede hacer
alguien de tu equipo.
b.
Delega con responsabilidad, que siempre va a ser
tuya:
i.
No sueltes marrones
ii.
Asegura que el delegado puede hacerlo
iii.
Aclara límites
1.
Cuando te tiene que consultar
2.
Cómo te tiene que reportar
3.
Fechas limite
9.
Organiza tu agenda con huecos
a.
Tu agenda no puede ser un “Tetris”.
b.
Deja espacios para los imprevistos, siempre hay.
10.
Realiza lo importante siempre primero y que sea
esto lo último que retrasas ante cualquier imprevisto.
